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未来を見据えたメーカーに、新たな「出発点」を。 Prologue ここ数年、企業理念やビジョンの共有・浸透、さまざまな節目をきっかけへと変化させる効果的な施策として、企業内イベント(インナーイベント)が見直されている。 リンクイベントプロデュース(LEI)はこのインナーイベントを得意領域とし、また様々な組織課題を解決するソリューションとしてイベントを提供している。 今回ここで紹介するのは、グローバル展開を控えた某医療機器メーカーA社の創業60周年プロジェクト。 韓国・釜山で開催された、この一大プロジェクトの統括を担った川端の視点から、プロジェクトの全容と成功までのプロセスに迫る。

Phase 1 ▶ Proposal 歴史を紐解いて見えてきた、クライアントの意志と課題。

『60周年の記念に全社員でマラソン大会へ参加したい。社員300人分の宿泊や交通手配をお願いできないか。』この言葉どおり、初回アポでのA社の要望は明確だったとLEIの営業担当は川端に報告した。しかし、その背景や目的をヒアリングしていくにつれて、これから迎える61年目を単なる61枚目のページにしたくないと感じた営業担当は、『A社にとって意味のある提案したい』と熱心に交渉。新しいイベントを提案する機会を得たという。

「着実な成長を遂げているA社の60年を紐解くと、まさに激動の社会情勢を社員一丸となって踏ん張り、乗り越えてきた歴史のドラマがありました。さらに60年目は、グローバル展開の足がかりとなる海外拠点完成を控え、新たなステージに向けた節目の年にしたいという強い想いをお持ちでした。一方で、危機感も感じていらっしゃいました。例えば、社員も拠点も増えたことによる一体感の欠如。とりわけ日頃から顔を合わせることのない日本と海外拠点の社員間では、一緒に事業を発展させていくパートナーであるという意識が互いに形成されにくい状況だったのです。イベントを通じて参加者全員が共通体験をすることで一体感や結束力を醸成し、危機感を払拭したいという想いがあったのだと思います。」

営業から報告を受けた川端は、早速新たなイベント案についてブレストを行った。クライアントの熱が冷めないうちに、短い期間にできる限り濃い内容の提案をするため、各セクションから精鋭たちが集められた。

「LEIでは、大規模な旅行手配はもちろん、組織課題に対するイベントソリューションには絶対の自信があります。だからまずは、単なる『手配屋』ではなく『ソリューション』を提供する存在であると認めてもらうこと。そのためには、営業がヒアリングしてきた要望やニーズを踏まえ、クライアントの業務、組織風土、経営課題、将来構想までを分析した上で、A社の60周年イベントはどうあるべきか?という点に立ち返りました。さらにLEIがこだわったのは、A社『らしさ』を訴求したオリジナリティのある周年イベントにすること。コンセプト、会場、コンテンツ、交通・宿泊、コスト、実現可能性…あらゆる角度からとことん意見を出し合い、A社の課題を解決できるソリューションへと集約し、また旅行手配からイベント施策まで一貫したホスピタリティで一括発注できる強みを盛り込んだトータルソリューションで提案に臨みました。」

60周年という記念すべき機会に、A社の『らしさ』を再確認し、全社員一体となって新たなスタートを切れるような意義のある「場」を提供したい—。LEIの提案をクライアントは真剣に聞いてくれた。いつしか話題はマラソン大会からLEIの提案内容へ。最終的に返ってきたのは、LEIにとってこの上ない言葉だった。「ここまで当社のことを考えてくれているとは正直思っていなかった。御社にぜひイベントをお願いしたい」。A社の重要な節目の場をともにつくりあげていくパートナーとして、LEIが選ばれた瞬間だった。

Phase 2 ▶ Planning 国内外の社員が一堂に会するイベントを、韓国・釜山で。

LEIでは正式に7名から成るプロジェクトチームが編成され、川端は、企画・設計・制作から手配・運営まで全てを統括するイベントディレクターを勤めることとなった。LEIの提案で基本的な方向性は決まったものの、イベントの具体的な内容はまだこれから。毎週のようにA社を訪問し、クライアントとの議論を重ねていった。クライアントのこだわりや期待も高まっており、ミーティングが長時間におよぶことも多々あったという。

「私たちのプランに様々な要望や厳しい意見をもらうこともありましたが、両社で納得いくまでディスカッションを行ったことで、結束が強まり、信頼を深めていただいたのかもしれません。実は開催地の決定も、クライアントのアイデアがきっかけでした。コスト面で国内を提案していたLEIに対し、クライアントから『韓国・釜山で開催してはどうか』というアイデアが出てきたときは、正直驚きました。60年目に韓国・釜山で新たな海外拠点の竣工を控えていましたから、自然のなりゆきだったのかもしれませんが、A社にとって相当なコストアップと手間がかかってしまう。そのため釜山の社員を日本に呼ぶという案も検討しましたが、今後A社の成長を牽引していく新拠点を舞台に全員で新たなスタートを切るという形が最善だと考え、最終的には日本の社員全員で釜山へ行くという意思決定をしてくれました。それはクライアントがこのイベントに賭ける本気の姿勢でもあり、LEIを信用して海外開催を一任するということ。信頼していただけた嬉しさとともに身の引き締まる想いでしたね。」

開催地も決まり、60周年イベントは一気に固まっていった。最終的には、国内社員約300名が韓国・釜山へ飛び、新拠点での竣工式とホテルに移動しての周年式典という二部構成となり、そこに韓国の現地社員も加わるという壮大なプランになった。そして、イベントコンテンツにも、A社『らしさ』がふんだんに盛り込まれていった。

「竣工式では、鏡開き・施設内見学といったオーソドックスなプログラムに加え、『みんなで新拠点に行った足跡を残したい』というクライアントの要望をカタチにしました。それは、個性ある社員たちが繋がって1つになるという意味を込めて、新拠点に来られた社員に名前を書いていただいたピースで巨大なパズルを完成させました。また、周年イベントでは、『10年後の自分との約束』というコンテンツを企画。これは、社長が日々社員に伝えている『背伸びせなあかん』という言葉からの発想で、『ちょっと無理をしてでも挑戦しよう』というA社の組織風土を象徴する言葉でもあります。そこで、創業の地である九州・小倉にちなんだ小倉織の帯に、社員の10年後の挑戦や目標を書き込んでいただき、一人ひとりの未来への誓いが刻まれたその帯を紡いで、式典の会場で巨大なオブジェを完成させました。」

Phase 3 ▶ Arrangement すべてはクライアントのために、チームは1つになる。

イベントの全体像が固まると、川端が率いる7名のプロジェクトチームは実施準備に向けて慌ただしさを増す。川端は自ら釜山に飛び、限られた時間の中で会場に足を運び、パートナーの開拓・交渉を行った。

「海外案件はこれまでも経験していますが、私にとって韓国は初めてでした。現地のコーディネーター開拓から始まり、当初日本から持ち込みを予定していた機材が、電圧や輸送スケジュールの問題で急遽現地調達に変更になるなど、言葉も文化もルールも違う海外ならではのトラブルには毎回冷や汗をかかされます(笑)。」

川端はある程度のアウトラインが決まると、各担当にすべてを委ねるタイプだ。しかし定期的に共有の場を設け、常にクライアントを意識し、高いクオリティを出すというリーダーのこだわりを貫く。

「企画チームはクライアントの二転三転する要望を汲み取ってコンテンツを練り上げ、運営チームはそれを運営マニュアルや秒刻みの本番スケジュールに反映し、何度もシミュレーションを重ねました。また制作チームは、イベントの装飾や機材手配、小倉織の帯のオリジナル制作やパズルとそれが入る額縁の設計や制作など、都度、クライアントの要望に適したパートナーと連携し、どんなオーダーにもプロとしての成果をださなければなりません。そして旅行手配チームは、300名分の航空券、ホテル、現地の移動、食事など、日々変更の入る手配に本番ギリギリまで対応をしながら、現地で役立つ旅のしおりをつくろうと精一杯がんばってくれました。タイトなスケジュールの中でもチームが共有の場を持ち、『すべてはクライアントのために』という想いを1つにできたことで、各々の連携もうまくいったのだと思います。」

川端は、前日そして本番ギリギリまで、メンバーとシミュレーションを重ね、きめ細やかな確認を欠かさない。背負う責任は大きい。だからこそ『最後まで決してあきらめない』と川端は語った。

Phase 4 ▶ Operation 一体感ある会社だからこそできた、一体感を再確認する場

こうして1年近くの準備期間を経て、ようやくこぎ着けたイベント当日。竣工式で300人を超える社員たちの名前が刻まれたパズルピースを組み立てると、巨大なロゴマークが表れた。新拠点内の壁をぶち抜き、完成したパズルの両面が見られるように設置されると明かされ、社員たちを驚かせた。そして周年式典では、小倉織が紡がれ1つの巨大なオブジェになっていくシーンは圧巻で、社員たちからは感嘆の声があがった。また社長の未来に向けた熱いメッセージ後の乾杯に向けたカウントダウンでは、社員たちが自然とステージに向かって歩み寄り、乾杯。その瞬間、まさに全社が「ひとつ」になった。

「チームが企画したイベントが、目の前の人の心を高揚させ、熱く揺さぶる。こんなに嬉しいことはありませんね。
どんなにメディアが進化しても、このイベントのライブ感は永遠に変わることはありませんし、だからこそ私たちの創るイベントは、人の心にもっとも近い仕事であり、人の心を動かす仕事でなければいけないと思います。」

すべてのイベントが終わり、社員たちが退場していく中で誘導をしていた川端に、A社の社長が声をかけた。
『本当にやってよかった。ありがとう、川端さん』

「イベントの成功を実感する瞬間。それは人によってさまざまだと思いますが、私の場合はお客様から『やってよかった』と言われた時です。自社の未来を本気で考え、お客様はイベントというたった一度きりの場に大きな投資をするのですから、我々の責任は言うまでもなく重大。しかしこの言葉を聞いてようやく肩の荷が下りました。」

社員からの反響も上々で『他拠点とのコミュニケーションがスムーズなった』『あのようなイベントをまた開催してほしい』といった多くの声が社長のもとに寄せられ、その効果を実感しているという。

「後日、A社の社長から聞いた話が印象的でした。『最初は周りから“そんなにお金をかけて意味があるのか”と言われたが、私はどうしてもやりたかった。この先会社が厳しい局面に立たされた時、今回のイベントのように“同じ釜の飯を食った”体験がなければ、全員で踏ん張ることはできないから』これを聞いて、プロジェクトの成功と意義を改めて実感しました。」

Epilogue 「イベントは『ライブ』。そのため同じイベントはありません。ゼロから創り上げる難しさと、それを乗り越えたときの達成感には、大きなやりがいを感じます。イベントはメディアの中でもアナログな存在だと思われがちですが、オリンピックも控え、これからもっと熱く、面白く、進化していく領域。そんな新たなイベントの可能性を引き出し、イベントビジネスを牽引できる存在となるべく、チャレンジを続けていきたいですね。」