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イベント・研修を成功に導く鍵は信頼と実績に裏付けされた私たちの“システム”にあります。

“事前準備”という名の一大システムを構築・運用・改善

まだ新人の頃、「イベントや研修を最高の形で運営できるか否か、そのカギを握るのは事前準備だ」と聞いても「ふうん、そうなんだ」としか思わなかった私は、まだ社会人になりきれていなかったのだと思います。
現在、リンクイベントプロデュース(LEI)の案件数は年間約2000件を超えます。そのプログラム内容全てを把握し、運営に必要な備品や資料の管理・手配、パートナーとのやりとり、現場スタッフの採用・育成を行なうのが私のユニットの仕事です。具体的には、プログラム内容や参加人数の変更に応じた準備物の調整、日本全国の案件に対応しますから関西や東海支社との連携、手配ミスがないか膨大な数のチェック項目の確認…、挙げ出したらキリがありませんね(笑)。新人のときの私は、気の遠くなるような案件数に対し、もれなく対応するという作業がいかに大変なことか、本当に驚かされたものです。さらに新規プログラムに必要な備品のパッケージ化や、改善点を洗い出しブラッシュアップしていくのも私たちの役割。細かなことにまで気を配り、常にクオリティアップに努めながら、参加者、お客様に心から満足していただける場をつくりあげていきます。

印象に残っているのは、大手通信会社の新入社員研修。対象者は総勢1000人にのぼり、1回約30名規模の研修を約30開催実施するという一大プロジェクトでした。大型の連続開催だったこともあり、私はクライアント先へ手配統括責任者として事前の打ち合わせから参加をしました。こうした大規模研修の場合、運営チームではこの研修独自の仕組みをつくり、役割を振り分け、同日複数開催といったイレギュラー対応などを想定しながらミスなく効率的に進めるための、いわゆるロジスティクスシステムをつくりあげていきます。ただ、システマチックにすればするほど人を介したコミュニケーションは薄れ、目の前の膨大な作業に追われ、私たちの存在意義を見出しづらくなるというジレンマもあり、これが重大なミスに繋がることもあります。しかしこのときは打ち合わせに同席したことで、研修でクライアントが成し遂げたい願望や要望を直接聴き、私たちという縁の下の力持ちの存在を知っていただき、営業、コンサルタントとの連携を体感できたことで、『お客様のために』という意識を再確認することができました。そして私はこのお客様の想いとチームの結節点を担うべく、現場に積極的にでて、お客様の意見や現場で起こっていることを敏感にキャッチする役割を担い、お客様の想いや現場の情報を丁寧に伝達することでチームのモチベーションを上げることに注力しました。その甲斐あって、大きなミスもなくすべての回を滞りなく終えることができた時の達成感は、何物にも代えがたいもの。お客様にご満足をいただき感謝の言葉をいただいた時は、本当に嬉しかったですね。

常に先を考えて、一つひとつの仕事を丁寧に。

研修やイベントの納品を終えていつも思うのは、お客様や営業からの小さな「ありがとう」の積み重ねが、私のモチベーションになっているということ。LEIは風通しが良いので営業の大変さや企画の苦労も伝わってきますし、逆に受注や納品後の喜びを一丸となって共有する文化もあります。そうした文化のなか、手配のプロセスで小さな「ありがとう」の声をもらって、自分の仕事の価値を再認識させていただいているからこそ、最後まで責任感を持ってやり遂げることができるのだと思います。
お客様の依頼内容をしっかりチェックして、ミスがあったら先回りして対処する。当日の状況を予測して備品を多めに手配する…。そうすることで準備や運営がうまく進み、また感謝してくださる人がいるのであれば、どんなに小さなことでも手は抜きません。たとえ余裕のない繁忙期であっても、一つひとつ丁寧に進めていくことを常に念頭に置いています。

この仕事の存在価値を、もっと高め、進化させていく。

LEIの良さは、「ひとりひとりの本気がこの世界を熱くする」というリンクアンドモチベーション(LMI)のDNAを有し、それを活かしながら自分たちで新しいものをつくっていこうという気持ちをみんなが持っていることだと思います。私たち運営チームはLEIの大きな強みであり、お客様にとっても自社にとってもなくてはならない存在です。だからこそ、大きなひとつのシステムを改善・運用していくだけに安住するのではなく、このシステムとノウハウを強みに新しいことに取り組んでいきます。LMI時代から上司や先輩たちが築いてきたその価値を、今度は私が受け継ぎリードしていきたい。さらには、それを高めて新たな一歩に挑戦できるシステムへと進化させていきたいですね。

LEIは、自分の想いを持って努力し続けることの大切さ、チームで働くことの喜びを教えてくれました。また、多彩な経験を持つメンバー一人ひとりの個性を大切に考え、それらを活かしてさまざまな発想やビジネスに広げていく、そんな環境から学べることは本当に多いと思います。
一人ひとりを大切に考えているからこそ、「LEIの未来をつくっていこう!」という意識をメンバー一人ひとりが持っている、これってなんて強い会社なんだろうと思いますし、それがとても刺激的で働き甲斐のある環境を育んでいるのだと思います。そんなLEIという会社に、一人でも多くの方が興味を持っていただければ、こんなに嬉しいことはありません。

お客様にとっても自社にとってもなくてはならない存在。その価値と誇りを大切にしたい。