お役立ちコラム

リンクイベントプロデュース通信

2015年9月28日

vol.3

『年末イベント・キックオフイベントの創り方』

季節柄、年末の社員総会やクリスマスパーティ、
来年にむけたキックオフイベントの相談が増えてきました。

5年や10年といった大きな周年の節目までいかなくとも、年間や年度の節目に
焦点をあてた社内イベントの実施は、様々な点で効果が高い施策です。

・この1年の働きを労い、翌年への英気を養い一体感の醸成をはかる
・翌年のテーマやアクションプランの発表などを通じて一致団結をはかる
・優秀者表彰を通じて、会社が求める基準を改めて広く知らしめる etc…

一方で、そのイベントの事務局や責任者の方からお話を伺うと、
かなりの確率で下記のような悩みに遭遇します。

「そもそも’任意参加’にしていて、社員が集まらないんです・・・」

この悩みに対する回答はいたってシンプルです。

「社員総会やキックオフの参加は’任意(WANT)’ではなく’MUST’にするべきです」
「’MUST’にできないイベントならやらないほうが良いです」

少なくとも会社単位(もしくは事業部門といった大きな単位)で実施するイベントは、
出席は原則’義務’化するべきです。

イベント実施の最大のメリットは、
「時間・空間を共にすることによる’強烈な共通体験’の共有」です。

入社ルートや働き方の多様化、ミッションの専門化が進む昨今、
同じ会社・組織内で同じ目標、同じことに取り組む機会や、
気持ちを共にするような機会、共通のコミュニケーションのネタは減少する一方です。

社員総会やキックオフイベントなどで社員を同じ時間・空間に集める機会は、
数少なくなった共通体験を持つ絶好の機会です。

それにも関わらず、出席が任意で出席率が低くなってしまっては、
また共有化できない体験が増えてしまう、、、
イベントを実施することが、本来得ることができるメリットの逆効用として働いてしまうのです。

そんな会話をしていると、次に下記のようなコメントをもらいます。
「確かに社員を全員集められれば良いのですが、
わが社は人数も多く、拠点も複数あるので物理的に不可能なんです」

それに対する答えは
「物理的に集められる単位で行ってください」
例えば、
・「マネジャーだけ集めて実施する」
・「東名阪で分けて実施する」
・「各拠点にファシリテーターを配置し、同時中継で実施する」
・「コンテンツをプログラム化して、キャラバン形式で実施する」

手法は様々考えられますが、大切なことは下記の視点です。
・「少なくとも自社のどの対象層が共通体験を持つべきか」
・「何のテーマに対する共通体験を共有させるべきか」

この2つについて明確な欲求がない社内イベントは中止すべきでしょう。

イベント実施には外注コストはもちろん、
イベント実施までの工数、当日社員を集めるための物理的コスト、
そして何より社員をその時間拘束することによる機会コストがかかります。

これらのコストについて、集められる社員は自覚的です。
そのため、これらのコストに見合わない内容のイベントを実施すると
「集めといてこの内容では・・・」「この内容ならメールで十分」といった
社員の内なる声(不満)を引き出してしまうのです。

社員にとって良かれと思い、企画・実施したイベントが、
社員のモチベーションや会社に対するロイヤリティを下げてしまう…

このような悲しい結末にならないように、 
「今、自社の社員には、どんな共通体験が求められているのか?」
「その共通体験を共有化すべき対象の社員はどんな括りか?」

是非こうした問いを自社の年末/年始イベントの設計に向け、投げてみて下さい。